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职场进阶三堂课之《清单革命》
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如何持续、正确、安全的把事情做好
飞机飞行如何万无一失?
复杂手术如何降低风险?
摩天大厦如何顺利建成?
所有的秘密,都在一张“清单”里。
清单是一种生活方式,也是一场观念变革。用清单,持续、正确、安全地把事情做好,摆脱高速生活中的混乱、无序和迷茫。
使用清单,是为了避免错误。人类的错误可以分为两种类型。第一类是“无知之错”,犯错是因为没有掌握相关知识。第二类是“无能之错”,犯错非是因为没有掌握知识,而是因为没有正确使用知识。
“无能之错”中包括两大难题:①记忆和注意力谬误;②麻痹大意。
而清单可以解决这两大难题,用外在的程序提供规范,帮助我们避免种种失误。这些失误即便是“专家”也在所难免。
“超级专家”的时代已经过去,他们也会犯错,使用清单才能避免严重问题的发生。一些工作的复杂性远远超出了个人可以掌控的范围,即便是最能干的超级专家也会犯错。
以建筑业为例,“建筑大师”的存在感越来越低,不再有一个人承担整个项目的可能,因为现代摩天大楼的建筑极端复杂,一个人的力量是有限的,而且容易犯错。因此,建筑业在长期的发展中已经形成了规范,有着非常详尽的操作清单,项项确认,以此来确保工程顺利进行。
1.权力下放
清单革命带来的一大改变是权力运转的格局发生变化,从以往的“自上而下”转变为“自下而上”。
拥有了清单,系统中各层级的权力、义务更加明确,运转效率更高。美国卡特里娜飓风期间,沃尔玛应对得非常及时,远超美国政府,就是因为沃尔玛内部有着明确的清单系统。
2.简单至上
一个真正有效的清单不是“无所不包”的,而应该简单、可测、高效。清单的目的是为了简单,而不是让事情变得更复杂。
阿图医生参加世卫组织活动时发现,全球疾病分析资料日积月累、异常繁多,造成效率低下,因此他建议建立简化系统。
另一个案例中,为了解决巴基斯坦卡拉奇的公共卫生问题,一个叫做“希望”的公益组织想出了免费发放香皂的方式,把事情简化、问题迎刃而解。
3.激活团队
团队是执行决策的组织单位,清单的制定需要提高团队的凝聚力和潜能,而不是消解成员的积极性、降低成员的专业度。
在一份好的清单系统中,整个团队会迅速集结,团队成员各自发挥最大价值,即使互相之间并不熟悉,也不会影响协同。
在航空业中,“萨利机长”的故事就是这样的典型案例。在迫降哈德逊河的过程中,“临时”组建的机组通过既定流程、标准工作,成功避险,造就传奇。
4.以人为本
制订和执行清单的过程中,需要格外注意的一点是,要以人为根本。清单不应当成为人的束缚,解决问题的主角是人,而不是清单。
新知识应该系统地转变为简单实用的操作方法,尽快地更新到清单手册中,而不是通过撰写论文、做长篇研究等方式拖延。
在航空业中也有这样的案例。专家发现通过北极地区的飞机往往会遭遇凝结冰晶的威胁,于是想出操作技巧,让飞行员在发动开始时用几秒钟加热发动机、融化冰晶。这种方法迅速普及到了飞行员中间,避免了事故的发生。
这种从知识到应用的迅速转化就是“以人为本”的体现。
5.持续改善
清单不是灵药,并不是有了清单就万事大吉,可保高枕无忧。清单的一大特质是需要持续更新、不断改善。
就算是最简单的清单也需要不断改进。简洁和有效永远是矛盾的联合体,只有持续改善,才能让清单始终确保安全、正确和稳定,持续发挥作用。
清单是一种工具,也是一种生活和工作方式,更是一场深刻的观念变革。来和我们一起理解清单的价值,学习清单的方法,提升效率、确保安全,改变将在无声无息中悄然发生。
每多一个人读书,世界就会多一份祥和。
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